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Les progiciels de l'immobilier
Les progiciels de l'immobilier
Il permet à l'Administrateur de la Base de données d'accorder des droits d'accès à tout Utilisateur pour chaque module et pour chacune de ses fonctionnalités (consultation, modification, création, suppression, édition,...) par association d'un profil utilisateur.
Il offre également à l'Administrateur des outils d'initialisation et de contrôle de la base de données.
Ce module est livré avec celui de Modélisation et Description du Patrimoine.
Il s'agit du module de base de modélisation, génération et description des Patrimoines fonciers et immobiliers, depuis les Entités (bâties et non bâties) jusqu'à l'ensemble de leurs Composants (mobiliers et immobiliers).
Les Voiries et les Espaces Verts peuvent être gérés de façon spécifique par rapport au Patrimoine Immobilier proprement dit.
Il permet de structurer le Patrimoine en niveaux hiérarchiques, soit 4 (ensemble immobilier, immeuble, lot, pièce), soit 5, soit 6 (cage, niveau, ajoutés entre immeuble et lot). Cette structuration est définie spécifiquement pour chaque immeuble, et peut être modifiée à tout moment.
Il intègre des fonctions puissantes de modélisation par entités type et de génération automatique d'Entités et de Composants.
Il possède également toutes les fonctionnalités de consultation et mise à jour de chaque Entité et Composant (catalogue et carnet de santé du Patrimoine).
Des plans et des documents de tout type peuvent être associés aux Entités pour être visualisés à tout moment par l'éditeur graphique TechView.
La description des Entités et Composants peut en outre être enrichie, au gré de l'utilisateur, par tout critère ou attribut numérique, alphanumérique ou date.
Un "chrono" peut être associé à toute Entité ou Composant pour y enregistrer notes ou événements particuliers.
L'historique du Patrimoine est géré (entités sorties, en service, ou en projet).
Les Nomenclatures de paramétrage de TechBase Patrimoine sont également gérées depuis ce module (catégories et familles de Composants et de Fournitures, unités, libellés de constat, catégories d'Interventions type, type de Plan de Patrimoine, activités et corps d'état,...).
Ce module est indispensable pour l'utilisation des modules suivants.
Les Biens Mobiliers sont des Composants d'un type particulier, qui à ce titre peuvent être gérés techniquement si besoin est (suivi du vieillissement, interventions), mais qui bénéficient d'une gestion administrative spécifique.
Cette gestion comporte entre autres, l'entrée et la sortie du Bien, sa localisation dans le Patrimoine, son déplacement éventuel, sa description proprement dite, son rattachement administratif, son imputation comptable, son tableau d'amortissement, les contrats d'assurance, de maintenance et de location associés.
Chaque Immeuble, bâti ou non bâti (terrain, parc, cours,...) est rattaché à une Unité Foncière. Cette dernière contient une ou plusieurs Parcelles (références cadastrales) pour lesquelles sont gérées toutes les informations descriptives, administratives et juridiques: surfaces, urbanisme, actes, historique, droits, servitudes, baux, invariants, etc. ... Ce module peut être interfacé avec un Système d'Information Géographique.
Un Bien Immobilier est constitué d'une ou de plusieurs Entités physiques qui peuvent être gérées comme une seule unité du point de vue administratif et juridique.
Cette gestion comporte entre autres, la description du Bien, les droits, l'entrée et la sortie du Bien et les actes qui y sont liés, sa description proprement dite, son rattachement administratif, son imputation comptable, son tableau d'amortissement, les contrats d'assurance, de maintenance et de consommation associés ainsi que les Baux qui peuvent y être rattachés.
Ce module traite également les Actes (d'acquisition et de cession), ainsi que les Contrats (assurance, maintenance, consommation, location, occupation), Baux (emphytéotiques, à construction), Servitudes, Conventions, Délégations de gestion, Copropriétés.
Il permet la gestion des contrats d'occupation de toute nature, le suivi de leurs échéances, et la gestion des alertes sur les différentes dates (fin, reconduction, renouvellement,..), ainsi que la gestion des occupants.
Ce module porte sur la location immobilière, aussi bien lorsque l'organisme est bailleur que lorsqu'il est preneur.
Associé au module " Gestion Administrative et Juridique ", il permet d'assurer le quittancement, en masse, ou individuellement : gestion de rubriques de quittancement, par nature, utilisation de contrats-types, préparation et émission des avis d'échéance, suivi des règlements, suivi des comptes locataires, émission de relances, émission des quittances.
Ce module permet la gestion des contrats de consommation, pour tout type de fluide : électricité, gaz, fioul, eau, énergie, téléphone.
Il décrit les différents points de livraison, en particulier leur rattachement aux entités du patrimoine, avec toutes possibilités de répartitions.
Avec la saisie des factures, il assure l'affectation et la répartition des dépenses et des consommations en découlant.
Il permet le suivi et l'analyse des dépenses et des consommations, dans le temps, par regroupements et comparaisons, par ratios.
Ce module permet de gérer des Dossiers de Sinistres comportant un ou plusieurs Sinistres. Chaque Sinistre se rapporte à un Contrat d'Assurance gérée par ailleurs dans le module de Gestion Administrative. Pour chacun des Sinistres peuvent être référencés les Dommages, les Tiers impliqués, les Expertises, la proposition d'indemnisation, les Recours contre les Responsables, les Transactions avec les Victimes, les Travaux réalisés… ce qui permet d'obtenir un Bilan global par Sinistre et/ou par Dossier.
Il s'agit de gérer les trois acteurs principaux de la gestion de patrimoine : les Intervenants extérieurs (entreprises, fournisseurs, prestataires), les Occupants des biens à quelque titre que ce soit et enfin, les Responsables (le personnel de l'Organisme) amenés à intervenir sur le patrimoine et les utilisateurs de TechBase Patrimoine.
La gestion du Planning des Responsables, présentée sous forme graphique, permet, pour chaque agent, de gérer les horaires, sans limitation. Elle intègre les absences de divers types, et permet de leur affecter des tâches de différentes natures (interventions isolées ou groupées, états des lieux, divers,...).
Par ailleurs, ce module permet également de gérer les Marchés associés aux Intervenants (titulaires, co-traitants, sous-traitants) notamment dans le cadre d'Opération (module " Gestion des Opérations de Gros Entretien, Grosses Réparations et Travaux neufs ").
En vue d'affecter chaque Dépense ou Recette à un Budget et à une ou plusieurs Natures Analytique et d'en assurer le suivi (disponibilité ou constatation).
Dans chaque Budget/Exercice peuvent être créés des Réservations Budgétaires (par Intervenant) sur lesquelles pourront être imputés les Bons de travaux par exemple, plutôt que de les imputer directement sur le Budget.
A ces Budgets peuvent également être associés des Natures Analytiques dont certaines pourront être activées lors de la création d'un engagement de dépense ou un titre de recette.
Lors de la création d'un Bon, l'utilisateur est immédiatement averti s'il reste une disponibilité suffisante. Dans la négative, des règles de gestion paramétrables permettent soit d'engager sans avertissement, soit d'empêcher l'imputation sur le Budget sélectionné, soit d'avertir l'utilisateur et de lui laisser le choix de forcer ou non l'imputation.
Chaque Budget peut être éclaté sur une ou plusieurs Entités patrimoniales à tout niveau de description avec affectation d'un plafond. L'atteinte de ce plafond est également signalé en temps réel lors du choix du Budget d'imputation en création ou modification de Bon de travaux ou tout autre type de dépense.
Ce module est en conformité avec les nouvelles dispositions concernant le Nouveau Code des Marchés Publics applicable aux collectivités locales.
Cette interface a été développée dans le cadre de l'interface généralisée décrite dans le document de spécifications intitulé UTRANB35 rédigé par UNILOG.
Cette interface permet, à partir de TechBase Patrimoine, de créer, modifier et supprimer tout engagement de dépenses imputé sur une Tranche et une ou plusieurs Natures Analytiques. Elle permet également de créer (sans possibilité de modification ni de suppression après traitement par Grand Angle) dans TechBase Patrimoine toute Liquidation et de la transmettre à Grand Angle pour mandatement.
Un journal permet de suivre tous les traitements (avec indication en clair des codes erreur, le cas échéant) afin de pouvoir faire les corrections nécessaires et pouvoir relancer le traitement.
Cette interface est en conformité avec les nouvelles dispositions concernant le Nouveau Code des Marchés Publics applicable aux collectivités locales.
Chaque Demande d'intervention sur toute Entité ou tout Composant d'un Patrimoine est enregistrée dans ce module. Elle est ensuite mise à disposition de l'Unité de gestion concernée pour y être instruite (rejet de la Demande, Devis, Bons). Une lettre de notification de la décision peut être automatiquement adressée au demandeur.
Toute Demande instruite peut faire l'objet d'un ou plusieurs Bons de Travaux de Visite et/ou de Fournitures concernant un ou plusieurs Fournisseurs (Régies internes ou Tiers).
Préalablement à l'établissement des Bons des Instructions peuvent être créées. Il s'agit en fait de définir un devis prévisionnel, ébauche des futurs Bons. Un Bon d'Accord est associé aux Instructions pour obtenir l'autorisation d'un Responsable afin d'établir les Bons correspondants.
Ces Instructions peuvent concerner l'entretien, la maintenance ainsi que les travaux neufs à plus ou moins long terme. L'ensemble de des Instructions constituent en fait, classées par Unité de gestion, par Ensembles immobiliers, par exercice, par budget…les Plans de Patrimoine.
Ce module permet de créer des Programmes de travaux prévisionnels (planification). Ces Programmes sont constitués à partir d'une sélection multicritères d'Instructions, elles-mêmes regroupées en Demandes d'Intervention.
Chaque Instruction peut être affectée à un Exercice et à un Budget. Le Programme ainsi déterminé est présenté par Exercice et par Entité patrimoniale (Ensemble Immobilier, Immeuble et Cage). Le lancement des requêtes paramétrées dans TechBase DataCenter permet de manipuler l'ensemble des données et de les représenter sous la forme de grilles et de tableaux multidimensionnels interactifs.
Les Bons sont localisés sur les Entités ou les Composants du Patrimoine. Ils listent des Interventions-type ou sont associés à des Interventions localisées. Ces Interventions peuvent être référencées dans autant de Bordereaux de prix que nécessaire.
Chaque Bon de Fournitures peut être rattaché à un Bon de travaux de la Demande correspondante.
Tout Bon est associé à un Budget et à un exercice. Ce Budget/Exercice est consultable à tout moment de la saisie du Bon afin de connaître le solde disponible (prévisionnel, engagé, mandaté dans l'année civile). Il en est de même pour l'en-cours Fournisseur.
Un Bon peut se référer à un Marché dont on pourra suivre la consommation.
A chaque Bon de travaux établi pour une Equipe de régie interne peut être associé un Devis et/ou une Fiche d'exécution. Les interventions de chaque agent de l'Equipe peuvent être planifiées grâce à un planning graphique.
La Fiche d'exécution est établie à partir du temps passé par chaque Agent de l'Equipe constituée (ou à partir du catalogue des Postes de main d'œuvre) et des Fournitures consommées. Ces Fournitures peuvent être gérées par Magasin. Le Bon de travaux correspondant sera alors ou non régularisé par la Fiche d'exécution.
Enfin, tout Bon peut être édité et/ou transmis à un système informatique comptable centralisé.
Les Bons de Visite (technique ou de sécurité) bénéficient de fonctionnalités spécifiques: association de rapport et de fiche de visite, génération d'une demande de travaux.
La gestion du stock assure les fonctions habituelles d'une gestion multi-magasin, bons d'entrée et de sortie, inventaires avec seuils, valorisation, retours de chantier,.... Elle est reliée au catalogue de Fournitures, et rattachée aux Bons de Travaux et de Fournitures.
TechBase Patrimoine permet la planification, le suivi et l'historique des entrées et sorties des matériels prêtés à tout type de demandeur externe ou interne (outillage, mobilier, etc. ..).
Ce module permet de simuler, créer et gérer toute Intervention courante ou fonctionnelle (depuis l'événementiel jusqu'au prévisionnel) sur un ou plusieurs Composants du Patrimoine et de gérer tous les acteurs de celle-ci. A l'issue d'une Intervention, il met à jour tous les Composants concernés par celle-ci.
Il permet de simuler et de générer automatiquement des Gammes d'entretien et de maintenance sur tout ou partie du Patrimoine, notamment grâce au calcul du vieillissement des composants, qui peut être différencié suivant plusieurs hypothèses de sévérité d'exposition ou d'utilisation.
Il offre ainsi au gestionnaire un puissant outil d'aide à la décision pour la simulation et la définition de plans d'entretien de toute nature.
De nombreux tableaux de bord permettent de suivre l'évolution du Patrimoine et le déroulement des Interventions.
Ce module permet de gérer les travaux nécessitant le recours à des Fournisseurs extérieurs dans le cadre de Marchés. Cette gestion concerne aussi bien le suivi des grosses réparations et du gros entretien que celui des travaux neufs, dès la signature des Marchés. Il référence l'ensemble des Intervenants et les éventuelles cascades de sous-traitance (bilan prévisionnel). Il permet de gérer les ordres de service (originaux et modificatifs) et les situations de travaux qui s'y rattachent. Un état d'avancement des travaux (prévus, réalisé), est constamment disponible. Un planning graphique permet de suivre l'avancement des travaux par lot et pour l'ensemble de l'Opération.
TechBase Patrimoine associe à toutes les entités physiques, techniques, administratives répertoriées, tout type de documents visualisables (textes, feuilles de calcul, plans vectoriels, images, enregistrements vidéo et sonores,...) et, le cas échéant, manipulables par le progiciel (bureautiques, DAO,...) associé au type du document s'il est installé sur le poste de l'utilisateur (Word, Excel, Paint …). Ces fonctionnalités s'appliquent dans chaque module concerné de TechBase Patrimoine où le document a été associé. Chaque document indexé est stocké en mode compressé sur un répertoire dédié d'un serveur situé sur le réseau et décompressé sur le poste de l'utilisateur lorsque celui-ci le consulte. Chaque révision d'un document peut être gérée selon une arborescence définie par le créateur. Une liste de d'utilisateurs peut être définie pour chaque document de façon à gérer la confidentialité.
Ce module, fonctionnant sur poste mobile, permet bien sûr de procéder à tout Etat des Lieux (entrée, sortie, pré-visite,..). Mais c'est surtout, grâce à la méthode de modélisation de TechBase Patrimoine, un outil incomparable de saisie quantitative et qualitative du Patrimoine.
Totalement intégré dans l'architecture du système, il permet de bénéficier en amont de la totalité des informations de la base sur le Lot visité, et en aval de la mise à jour automatique des données de cette dernière par celles relevées sur le site. Il s'agit d'un module optionnel qui nécessite le module de Gestion des Interventions et des Plans de Patrimoine dans le cas où il est utilisé pour les états des lieux d'entrée et de sortie des Occupants.
Ce module permet de planifier et de suivre le prêt des clés de toute entité du Patrimoine, confiées à des tiers, agents ou intervenants extérieurs.
Ce module organise les Réservations de Salles. Il présente sous forme graphique les plages horaires de réservation sans limitation de durée.
En standard, TechBase Patrimoine permet d'obtenir des listes de tout type (Entités, Composants, Interventions, Bons, Contrats…) issues de requêtes basées sur des tris multicritères enregistrables.
Afin de répondre à tout besoin d'analyse ou d'aide à la décision, l'utilisateur doit également disposer d'un outil capable de générer toute requête, quelque soit sa complexité, prenant en compte n'importe quelles données de la base.
C'est le rôle de TechBase DataCenter, véritable outil infocentre et d'analyse multidimensionnelle intégré. Les données ainsi obtenues sont ensuite interactivement manipulables dans des grilles paramétrables ou dans un cube de décision (tableaux et graphes) Les tableaux sont éditables dans MS Excel.
